各有关单位：
根据教育部《关于做好2019年国际会议预报和管理工作的通知》相关要求，在华申办和举办国际会议实施先预报后正式申报制度，同时，国际会议预报和申报工作自今年起通过国际会议报批平台进行。结合学校实际，现将我校2019年国际会议预报工作相关事宜通知如下：
一、预报方式及时间：
请拟举办会议负责人于2018年11月1日前注册并登陆教育部国际会议报批平台进行预报（http://econf.hust.edu.cn/），并上传《会议预报表》（须经二级单位负责人签字并加盖单位公章）。
二、预报流程：（详见附件1：《国际学术会议报批系统预报申请说明》）
1.系统注册：会议负责人登录国际会议报批平台http://econf.hust.edu.cn/，在系统里进行注册并设置密码。注册过程中“所属高校”一栏请务必选择“中国矿业大学”， 并真实完整填写各项个人信息（包括真实姓名、正确的手机号、所属学院、工号及完整的电子邮箱等）。信息填写完整后，会议批复相关信息将直接通过系统通知各位会议负责人。
2.会议预报：登录系统后点击 “会议申报”→点击页面左侧“国际会议预报”模块 →点击“2019年会议预报” →点击“新增”按钮后按照系统要求填报相关信息→点击“提交”→点击“操作”栏目下的“文件管理”按钮，下载《预报申请表》，打印纸质版本人签名后报送各学院负责人进行初审。
3.学院初审：学院初审后，请各学院负责人在《会议预报表》学院意见栏处签字、加盖学院公章，并由会议负责人扫描成电子档，登录系统点击“会议申报”→找到所预报的会议名称并点击“操作”栏目下的“文件管理”按钮进行上传。
三、各类国际会议简介：
重大国际会议的类别有:
1.外宾人数100人以上或会议总人数400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；
2.有外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；
3.邀请党和国家领导人出席的国际会议；
4.其他事关我核心利益、设计重大敏感问题以及重要国际问题等的国际会议。
一般性国际会议的类别有：
1.外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议；
2.双边会议以及国际合作项目中的工作会议。
四、国际会议相关重要规定：
1.按照教育部国际会议相关规定，各直属高校预报下一年度全年拟申办的国际会议后，需提交正式申报材料，获教育部正式批件方可办会。未获批教育部批件擅自举办的国际会议属非法办会。（详见附件2：《国际会议申报须知》）
2.坚持会议预报制度。国际会议不论规模大小均应按照要求及时做好预报工作，没有预报的会议原则上教育部不再受理审批。不能出现事先对外承诺后申报的现象。
3.重大会议必须按时限提前一年进行预报，上级主管部门需提前一年上报国家有关部门进行审批。逾期不得补报。未按期进行预报的重大会议不予正式申报审批。
4.经批准举办的会议，不得随意更改会议规模、举办时间、邀请人员名单等关键要素。如有需要，必须在会议所批举办日期三个月前进行系统变更申请并向学校提交纸质变更申请说明。已作为一般会议批准的国际会议不得随意升格，不得随意邀请党和国家领导人、外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑或重要阁僚出席会议。
5.未按规定时限报送以往会议总结和材料的，教育部视情将与受理新会议申请挂钩。（详见附件2：《国际会议申报须知》）
国际会议报批平台是由教育部统一建设，各高校进行使用的官方平台，目前系统仍在完善中，且暂时无法与我校外事工作服务系统对接，希望各位老师能够谅解。如遇相关问题可以随时与我们联系。
联系人：胡林、张馨元
电话： 83592005、83590258
邮箱: cumtHL@cumt.edu.cn
地点：南湖校区行政办公楼A308室
附件:
1. 《国际学术会议报批系统预报申请说明》
附件1 国际学术会议报批系统预报申请说明.pdf
2. 《国际会议申报须知》
附件2 国际会议申报须知.doc
3. 《在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》附件3 在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）-教外际[2006]105号.pdf
